80/20法則

撰文/齊立文liwen_chi@managertoday.com.tw
文章來源《經理人月刊》1月號

「一分耕耘,一分收穫」,是老生常談,鼓勵人要怎麼收穫,先怎麼栽;「兩分耕耘,八分收穫」,乍看有點違反常識和直覺,但仔細尋思,這意味著高投資報酬率,代表事半功倍。

「80/20法則」主張:一小部分的原因、投入或努力,「通常」可以產生大部分結果、產出或酬勞。代入數字之後,典型的模式會顯示:80%的結果,可歸結於20%的原因;80%的產出,來自於20%的投入;80%的成果,歸功於20%的努力。換言之,50%的努力產生50%的成果,才是少見的模式。

80/20這兩個數字只是基準點,用以比喻在大多數情況下,投資與報酬之間的關係多半接近於80:20。不過,在實際狀況下,兩個數字加起來不一定是100,可以是80/30,或15/50,重點在於呈現二組資料之間的不平衡關係。

找出真正重要的人事物

《管理是什麼》(天下文化出版)一書指出:「80/20法則是管理思想中最基本的訓練之一。無論在組織裡,還是在日常生活的許多層面,通常都是由一小部分的X(X可能是決策、產品、顧客、配銷通路…)貢獻出不成比例的大成效。」

這一小部分的X,揭示出:成效和人們辛勤工作的程度、是不是更有技巧地工作,並沒有絕對的關係;人們在組織或生活中有許多不成比例的金錢、資源和時間的浪費;我們對於真正重要的人事物,並未給予應有的關注。

這一小部分的X,告訴我們:無論是在工作或生活,只要找出20%的關鍵點,做為努力的方向,付出更多的時間,就能獲致更高的成效或報酬。

80/20法則是一種思考法,告訴你一定可以只用兩分的努力,獲取八分的利潤。問題在於,你能不能找出那兩分的努力是什麼?你可知道那最單純、最關鍵的20%在哪裡?而即使找到了努力的重點,還只是起點而已,可以讓你不用瞎忙、避免浪費,能夠把力氣和資源用在對的地方;更重要的在於,你必須花費更多心力、時間和資源在這少數的關鍵要素上。

如果你發現原來有80%的成果,是來自於20%的努力;你若是再強化那20%,並且設法改善原本成效不彰之處,說不定就能創造95%或更高的成果。相較於用100%的努力,得到100%的成果;或是80%的投入,只得到20%的產出,不是更省時、省力、有效率嗎?

帕雷托提出,朱蘭發揚光大

80/20法則有許多不同的稱呼,包括「帕雷托法則」(Pareto Principle)、「關鍵少數法則」(Law of the Vital Few)、最省力法則(Principle of Least Effort)和「不平衡原則」(Principle of Imbalance)等。

帕雷托是義大利經濟學者維爾弗瑞多‧帕雷托(Vilfredo Pareto)的姓氏,他在偶然中注意到,19世紀英國人的大部分所得和財富,都流向少數人手裡,而且某一個族群占總人口數的百分比,和該人口群所享有的總收入或財富之間,存在著一致的數學關係。

《80/20法則》(大塊文化出版)一書指出,帕雷托「發現」的是人口群中財富分配的不均衡,但是他從未使用「80/20法則」這個詞,來描述所得分配不均現象,甚至未曾指出:80%的收入集中在20%的人身上,雖然從他複雜的計算中,的確可以導出這樣的結論。

真正為80/20法則這個「普遍現象」冠以「帕雷托法則」的人,是品質管理大師約瑟夫‧朱蘭(Joseph Juran)。他在1941年造訪通用汽車(General Motors)時,聽聞該公司正以帕雷托的財富分配研究,用來對照其高階主管的薪資所得,並且得出了近似的分配型態。

朱蘭在自傳《品質大師創造朱蘭》(麥格羅‧希爾出版)當中寫道,那是他第一次接觸到帕雷托的研究論述,當下就把這個名字記住了。工程師出身的朱蘭,之所以會對帕雷托的研究印象深刻,是因為他早在1920~1930年代,就觀察到:當他試著將每一個品質瑕疵按照發生頻率多寡依序排列時,少數幾個瑕疵,就占了絕大多數比例。他同時發現,類似的現象也存在員工缺席率、導致意外事故的因素等等。

按照朱蘭的說法,這種相對而言為數較少的因素,卻導致絕大部分後果的觀察,其實是一種「普世現象」(university),在他之前或之後,都有許多人在不同的領域,也得出了類似的發現,而他自己將此現象稱之為:「關鍵少數和無用多數法則」(Principle of the Vital Few and Trivial Many)。

1951年,朱蘭在如今已是經典著作的《品管手冊》(Quality Control Handbook)中,提及了帕雷托的財富分配不均研究和其他例證,來闡述他的「關鍵少數和無用多數法則」,並且為了給予這個普世現象一個簡短好記的名字,索性就稱之為「帕雷托法則」。

朱蘭很清楚知道,帕雷托的研究僅限於財富分配不均,而他本人也無意將之延伸至經濟學以外的其他領域,朱蘭只是因為謙虛、也為了方便,而將之簡稱為「帕雷托法則」,而非「朱蘭法則」。

等到品質管理革命在1970年代從日本紅回歐美時,朱蘭在1975年5月號的《品質進展》期刊上,發表〈非帕雷托法則:我的過失〉(The Non-Pareto Principle; Mea Culpa)一文,一方面是澄清許多人對他誤釋帕雷托研究的批評,另一方面也說明自己才是確立「關鍵少數與無用多數」為普世現象、並且可應用於許多領域的第一人。

善用80/20法則,制定經營策略

80/20法則認為,投入的資源和產出之間,本就存在著無法解釋的不平衡,而投入又可分成兩種不同類型:只能造成少許影響的「多數」,以及可造成重大影響的「少數」。

一般而言,在應用80/20法則時,必須要有兩組資料,而且兩者之間存在著因果或連動的關係,例如,有10項產品,分別為公司創造不同的利潤。80/20分析法的獨特之處在於,它除了按照多寡依序列出每項產品所創造的利潤之外,還會用累進的方式統計利潤金額,如此就可以呈現出是哪些關鍵產品,貢獻了絕大部分的利潤。

80/20分析法的獨特之處在於,它除了按照多寡依序列出每項產品所創造的利潤之外,還會用累進的方式統計利潤金額,如此就可以呈現出是哪些關鍵產品,貢獻了絕大部分的利潤。

不過,80/20法則並不是分析資料就好,更重要的下一步是制訂出相應的策略或做法。80/20法則的用處之一是,確認出哪些是導致80%產出的20%投入,然後耕耘、栽培和複製這關鍵的少數;用處之二則是設法改善「表現不佳」、只占20%產出的80%投入,甚至在必要時,拋棄或大幅減少這無用的多數。

把關鍵的20%做到最好

「把錢花在刀口上,讓最佳人才掌握最佳機會,」這是傑克‧威爾許(Jack Welch)描述自己在擔任奇異(GE)執行長時所扮演的角色。換言之,80/20法則可做為組織在配置資源時的重要依據。

針對創造「不成比例的」高績效的關鍵少數,配置較多的資源,似乎是合理的舉措;不過,對於只帶來些微成效的無用多數,難道就只是加以剔除即可嗎?80/20法則固然點出了我們花費了80%的時間和力氣,只創造了20%的成效,但換個角度想,應用80/20法則,我們不但找到了可大幅提升成效的關鍵施力點,也知道了必須改善的問題點在哪裡。

《80/20法則》指出,既然無用的多數耗費了許多資源,那如果能夠更有效運用這些資源,則產出將可達到倍增的效果。而要達成這個「價值倍增」目標,做法之一就是把原本無生產力的資源,分配到能生產的地方,想辦法物盡其用;另一個做法則是想辦法讓無用的資源,在原來的位置上做有效的運用。

終究,80/20法則還是一套追求「簡單就是美」的哲學,主要的力氣還是要花在辨識最單純的20%,然後設法把這20%做到最高品質。不賺錢的活動或瑣碎無用的多數,若是無法有效改善,就設法去除,不要猶豫,也不要心軟。

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